Grotere organisaties werken met veel verschillende systemen waarin personeels- en organisatiegegevens geregistreerd worden. Het beheer hiervan is een probleem, met name bij het uptodate, correct en eenduidig houden van de gegevens.

Een voorbeeld

Er komt een nieuwe medewerker in dienst; deze moet ingevoerd worden in het personeelsinformatie systeem, maar ook in het toegangscontrole systeem, het telefoonsysteem, de active directory etc. Hoe stel je de beheerders van al die systemen op de hoogte en zorg je dat de gegevens snel en eenduidig ingevoerd worden?

De medewerker wordt overgeplaatst naar een andere afdeling, andere locatie, gaat trouwen enzovoorts. De praktijk is dat na een paar jaar in dienst hij of zij in allerlei systemen op een andere manier geregistreerd staat en niemand weet meer wat de juiste gegevens zijn.

De oplossing: OpenKOP

Voluit: Open source Kernregistratie Organisatie en Personeel.

Deze applicatie zorgt voor synchronisatie tussen de verschillende systemen.

Systemen kunnen aangewezen worden als bron van gegevens of als afnemer van gegevens.

De bron voor bijvoorbeeld NAW gegevens kan een HRM systeem zijn. Als in het HRM systeem iets gewijzigd wordt zullen die gegevens in alle andere aangesloten systemen automatisch aangepast worden. Medewerkers worden desgewenst via e-mail op de hoogte gehouden van wijzigingen.